Már láthatók az első konkrét offline rendezvényigények, de ez sokunkat kettős érzéssel tölt el. A várva várt pillanat mérhetetlen boldogsága és optimizmusa mellé fokozatosan betolakodik egyfajta néma félelem vagy aggódás, hogy vajon mennyi maradt, maradhatott meg a 2020 elején még stabilnak és életerősnek látszó iparágból, amely tavaly tavasszal hetek alatt hullott darabjaira.  

Az elmúlt évben egy teljes iparág átmeneti halálát nézhettük végig. Havi szinten állítottunk fel újabb és újabb túlélési stratégiákat, miközben a bevételek mikroszkopikus szintekre zsugorodtak. Új fogalmakat – mint például a digitális rendezvény – kellett nem csak hogy megtanulnunk és elfogadnunk, de önmagunk számára definiálnunk is. Ma már tudjuk, mert megtanultuk, hogy mitől lesz jó egy online rendezvény, miként szegezzük a tekinteteket a monitorokra. Tudjuk, mert megcsináltuk, hogy akár valós és minőségi gasztronómiai élmény nyújtható digitális rendezvényeken is, és igen, ezek a rendezvények is tudnak kreatívak, viccesek és elegánsak lenni.

A piac ugyanakkor kicsit mostohagyerekként bánt ezzel a rendezvénytípussal. Mindkét oldal szereplői talán későn, sőt van, aki a mai napig sem ismerte fel, hogy egy belevaló online rendezvény nem egyenlő egy Teams találkozóval. Az online rendezvénynek is van lelke, igaz, jóval nehezebb azt megmutatni, mint egy offline rendezvényen. Még mélyebb és összetettebb a szervezési-előkészítési folyamat, másodpercre pontos adásmenet készül, amin nincs lehetőség a rendezvény alatt változtatni. 14 hónapon át dolgoztunk egy új rendezvénytípus tökéletesítésén, fejlesztésén, és lehet, hogy egyik pillanatról a másikra kapcsoljuk majd le a stúdió fényeit. Kár lenne, ha mindez egyik pillanatról a másikra elveszne, de mégis, az ügyfelek szemmel láthatóan már a valós rendezvényeket várják vissza.

Mit gondol(hat) a jelenlegi helyzetről az ügyfél?

Kevés ügyfél láthatta testközelből a rendezvényszakma haláltusáját, emiatt pedig lehet, aki kicsit naivan úgy gondolja, hogy kipihenten, lankadatlan motivációval várjuk az újrakezdést. Eközben 14 hónapja tart már a küzdelmünk az életben maradásért. Minden újrakezdés felemelő, de mint ahogy egyetlen, teljes évet kihagyó sportoló sem fogja hozni visszatérése első napján élete legjobb formáját, talán a rendezvényszakmában dolgozó több ezer embernek is kijár egy kis türelem. Túl mélyek a sebek ahhoz, hogy úgy tegyünk, mintha semmi sem történt volna.

A károk mértéke és hatása egyelőre még felmérhetetlen. Ami már most is látszik, hogy drasztikusan csökkent a beszállítók száma, kapacitáshiány tapasztalható a helyszínek esetében, és irányadó trend lett a pályaelhagyó szakember mint jelenség a munkaerőpiacon, aki nem biztos, hogy valaha is vissza akar térni korábbi munkájához: hivatását elhagyó rendezvénytechnikai cég vezetője, aki bútorasztalosként tartja el magát, zöldségesnél dolgozó hangmérnök, online shopba kezdő virágos, teljes bútorparkját vidékre telepítő eszköz bérbeadó vállalkozás, raktárosként dolgozó étteremvezetők, felszolgálók, kertészeti és gyári munkát vállaló fényképész, futárként másodállásban elhelyezkedő helyszínes kapcsolattartó.  

Hogy mit fog mindez eredményezni? Ezzel kapcsolatban csak találgatásokba lehet bocsátkozni. Ami minden bizonnyal hiányzik, az a színvonalas szakmai diskurzus az újrakezdés nyújtotta lehetőségekről, arról, hogy ha egyszer már így alakult, akkor most próbáljuk meg a jövőnket együtt mi rendezvényszervezők – és igen, ti, megrendelők közösen új alapokra helyezni. Mindenki részéről türelem kell. A korábban megszokott határidők nem lesznek tarthatók és a minőségre gyakorolt negatív hatása is lehet ennek a piaci anomáliának. Az elmúlt közel másfél év kiesése és a humán erőforrás hiánya a rendezvénytételeken is megmutatkozik majd és minden bizonnyal árfelhajtó hatása lesz.

Mit tehet most egy felelősen gondolkodó ügyfél?

Ha eldöntötte, hogy idén offline rendezvényt szeretne, akkor most érdemes tényleg időben elkezdeni a szervezést még a bizonytalanságok ellenére is, mert aki most időt nyer, garantálhatja magának a rendezvény megtartását.

A kiírások esetében nem terheli a piacot soha véget nem érő, az ügynökségek számára felesleges többletmunkát jelentő tenderekkel, hanem hatékony és fair pályáztatást indít.

Nehezen lesz elvárható az ügynökségektől, hogy a jövőben is hónapokon át előfinanszírozzák a rendezvényeket. Kölcsönös érdek lesz a többszörösen végiggondolt és időben aláírt vállalkozási szerződés, ami a szektorra a korábbi években nem volt jellemző.  

Mit hoz a jövő? Online? Offline? Hibrid?

Az online és az offline házasságából született a hibrid rendezvény (szül. neve: streamelt rendezvény), amely elkísér minket a visszatérés időszakában is: a résztvevők maguk dönthetik el, hogy részt kívánnak-e venni a rendezvény offline részén, vagy külső megfigyelőként lesznek jelen.  

Még várjuk a döntéshozók válaszát arra, mikor és milyen feltétellel nyithatnak az offline rendezvények, de a lényeg, hogy már nincs sok vissza az újrakezdésig. Jó lenne látni egy intelligensen reagáló piacot, kiegyensúlyozott partneri kapcsolatokat – ezekre régóta várunk. Most itt van a lehetőség, hogy másként csináljuk mindannyian, együtt. Ez a szakma mindig is a küzdésről szólt, a lehetetlen helyzetekről, a magas szintű igényekről. Itt minden szereplő azon dolgozik most is és a jövőben is, hogy a kéréseket teljesítse és a legjobbat hozza ki a rendezvényből. Jó lenne, ha az idei év kulcsszava a türelem lehetne. Partnerek, vendégek, megrendelők – türelem! Itt vagyunk, élünk, tele vagyunk tervekkel és célokkal – legalább 2021-ben legyen ez a lényeg.