Az Event Insider rendezvényes szakmai podcastet a világjárvány időszakában, 2020-2021-ben indította Duca Andrea. Most érezte úgy, hogy ismét érdemes beszámolni az aktuális trendekről. Az alábbiakban az új rész kivonatát találjátok, a teljes adást az Event Insider Facebook oldalán éritek el:
 

AMIT MOZGATNAK, AZ MOZOG?

2023 világszerte aranyévnek számított a rendezvények számának tekintetében. Két év online kínlódás és egy óvatos próbálkozásokkal teli 2022-t követően, tavaly robbanásszerű növekedés jellemezte az iparágat. Ez a tendencia pedig nem csak a vállalati szektorban mutatkozott meg, hanem a koncertek, fesztiválok és helyszínspecifikus szezonális események terén is.  

A piaci boom ezzel egyidőben számos változást és új elvárást hozott magával, amit az itthoni BTL szakmának gyorsan kellett lekövetnie. Mindezt úgy, hogy a nemzetközi trendek hazai piaci relevanciája sokszor megkérdőjelezhető. Van, amit a volumen, van, amit a rendelkezésre álló idő és erőforrás vagy éppen a kulturális egyediségek miatt kell speciálisan adaptálni. Ugyanakkor az alábbi trendek Magyarországon is meghatározóak. 

MESTERSÉGES INTELLIGENCIA

Szép remények után, pont ugyanolyan hatással érkezett meg a BTL ügynökségekhez is az AI, mint minden más szolgáltató céghez: munkaerőt nem vált ki, stratégiát nem alkot, de segítséget, asszisztenciát és inspirációt adhat. A könnyebben elérhető és népszerű szoftverek révén korlátozottan használható a szövegírásban, a grafikában, angol szövegek lektorálásásban. 

Ugyanakkor nem alkalmas versenyképes kreatív koncepciót, key visualt vagy akár színpadképet tervezni, forgatókönyvet vagy kész beszédet írni.

A rendezvényeken próbálkoztunk a fizikai AI élmény átadásával, de ez a technológia pillanatok alatt avul el. Ha megjelenik egy új ötlet, például hogy a vendég készítse el a saját avatarját, mire ott a rendezvény dátuma, már mindenki meg tudja csinálni a telefonjával is. A humanoid robotokat még övezi némi érdeklődés, de százezer euróbérleti díjért, három technikussal reptetik őket távoli országokból – ez az ötlet mindig elsőként került lehúzásra a költségvetésekből. 

Több olyan AI lehetőség kínálkozik még, amivel ki lehetne váltani a költséget: ilyen például a digitális műsorvezetés, valós idejű fordítás vagy a mozgáskövető AI-generált vizuál – de sajnos mivel egyelőre nem működnek stabilan, egy döntéshozó sem kockáztatja, hogy esetlegesen beégjen vele egy több száz fős eseményen. Mindenki figyeli a technológiai újításokat, a fejlesztések tökéletesítéseit és azonnal ugranak az arra érdemesre lehetőségre. De emellett az ügynökségvezetők azt gondolják, hogy a szakmájukban az emberi kreativitást, reakcióképességet és intuíciót még sokáig nem fogja teljesen kiváltani az AI.

SZEZONALITÁS

Tavaly újra megjelent a szezonalitás fogalma, ami az előző évtized végén elsimulni látszott. Meglepően telített az április és a május, visszatérő csúcs a szeptember és az október, majd a december. Egyre több külföldi megrendelő is volt, akik elsősorban a nagyszabású sportesemények BTL aktivitásainak lokális megszervezésében kérték a nagyobb ügynökségek segítségét. Ez együttesen nagyságrenddel több megrendelést jelentett, mint amit bárki kényelmesen tudott volna vállalni, így az egészséges munkaerő-elosztást is erősen megnehezítette. 

Elkerülhetetlenné váltak a jelentős túlórák: Magyarországon a szabadúszó projektmenedzsereket, első sorban a hírnevünkért aggódva, még mindig csak végső esetben választják a vezető ügynökségek. Így viszont továbbra sem valósul meg a munka és a magánélet egyensúlya, ami megnehezíti a munkaerő-piacra lépő új generáció integrálását is a szektorban.

FENNTARTHATÓSÁG

Az iparág frontvonalban lévő feladata a fenntarthatóság. Évek óta téma, de amikor konkrét implementációra kerül a sor, azonnal megmutatkozik a hazai megoldások kezdetleges státusza. 

Az ügynökségvezetők szerint még talán egy évtizednek kell eltelnie, mire elég megoldás áll a szolgáltatók rendelkezésére, hogy igazán fenntartható eseményeket szervezzenek.

Mindenekelőtt óriási a technika áramfelvétele, a helyszínek ritkán költenek arra, hogy megújuló energiából származó áramot vagy fűtést használjanak. Nincs elég elektromos busz, nincs megfelelő újrahasznosítás vagy időben elérhető és megfizethető környezettudatos alapanyag.

Talán a leglátványosabb fejlődést a catering szolgáltatóknál látni, akik igyekeznek magyar farmokról beszerezni az alapanyagokat, az Élelmiszerbank, a Budapest Bike Maffia és kisebb waste-management cégek bevonásával csökkenteni az ételpazarlást. Amit talán még évtizedekig nem tudunk megváltoztatni, hogy a magyar vendég hagyományosan nagy mennyiségű ételt és ezen belül sok húst is fogyaszt.

A fordulópontot az ügynökségi vezetők szerint az hozhatja el, amikor nem a vállalati kommunikáció, hanem az egyének fogják igényelni a fenntartható megoldásokat. A vezetők úgy gondolják, fő feladatuk ezen a területen a szemléletformálás: edukálni a kollégákat, az ügyfeleket, a beszállító partnereket. Erre megoldási javaslatként jöhet idén például az ajánlatokhoz leadott karbonlábnyom-számítás.

HIBRID RENDEZVÉNYEK

A nemzetközi szaksajtóban trendként beszélnek arról, hogy megmaradtak a hibrid rendezvények, de az ügynökségvezetők ezt Magyarországon nem tapasztalják. Még a streaming is viszonylag ritka, mert igazán jól csak több kameraállással mutat jól és az ezzel járó plusz költségeket nem vállalják szívesen ügyféloldalon. Úgy látják viszont, hogy emellett képzéseket vagy tájékoztatókat még mindig sokan tartanak online. Olcsóbb és fenntartható, különösen nemzetközi projektek esetén, de ehhez ügynökségi tudásra nincs szükség, az ügyfelek megoldják házon belül. 

SZEMÉLYRE/KIS CSOPORTRA-SZABOTT ÚJ FORMÁTUMOK

A nagyvállalatok belső kommunikációja közel egy évtizede kezdte el feszegetni, hogy egyes nagyrendezvények nem integrálják kellően az összes dolgozót. Ezáltal gyakorlatilag eltűnt a családi nap, helyette inkább sport megmozdulásokkal, nagykoncertekkel, fesztiválokkal szólítják meg a nagyobb létszámot és témaspecifikus eseményekkel a kisebb csoportokat. 

Az ügynökségi vezetők szerint ez a tendencia megmarad és még specializáltabban szerveznek eseményeket érdeklődési körnek megfelelően akár egészen kis létszámban, így erősítve a kollektív helyett, a kisebb, de erősebb kötődést kiváltó közösségi élményt a dolgozókban. 

Ilyen események az egyes zenei stílusokra szervezett bulik, egy-egy sportra szervezett versenyek, inspirációs előadások vagy tudásmegosztó workshopok a legkülönfélébb területeken.

KÖLTSÉGEK ÉS KOMPETENCIÁK

Az ügyfelek egy része év elején nem számol akkora volumenű árnövekedéssel, amit a gazdasági környezet prognosztizál. Ez 2022-ről 2023-ra több mint 30 százalék volt – a személyzeti költség mellett nőtt a közművek, az étel- alapanyag, az üzemanyag ára is. Így ugyanazt a színvonalat csak megnövekedett költségvetéssel lehetett biztosítani.

 Nem volt ritka a szolgáltatók árainak szervezési folyamat közben történő emelkedése vagy az árajánlatok pár napig történő garantálása sem, ami alatt egy egész nagyvállalati döntéshozatal nem tud végigfutni. Ez számos nehézséget okozott és a tendencia úgy tűnik továbbra is marad és nagyobb pénzügyi flexibilitást kíván minden szereplőtől.

Az ügynökségvezetők még kiemelték, hogy a most piacra lépő fiatal generáció elvárásai miatt nehezebbé vált megfelelő kollégákat találni. Ahhoz, hogy valaki ebben a szektorban sikeres menedzser legyen, komoly és megspórolhatatlan elvárásoknak kell megfelelnie. 

A megbízható, energikus és intuitív jelöltekért egyre nagyobb a harc. 

Erre csak az árazási stratégiák megváltoztatása lehet megoldás, amikor nem csak az ügynökségi jutalék, hanem ezen felül valós mennyiségben elszámolt óradíjak is elfogdásra kerülnek. Első lépésként a Magyar Rendezvényszervezők- és Szolgáltatók Szövetségének ügynökségi tagozata készített egy ajánlást, ezt itt éritek el.